Salah satu proses penting yang ada pada Jurusan Teknik Informatika STT-PLN adalah tata kelola surat. Pada sistem yang sedang berjalan, mahasiswa menulis data didalam buku pembuatan surat. Selanjutnya mahasiswa perlu menunggu selama minimal dua hari untuk pengambilan surat yang telah selesai diproses. Untuk mengetahui perkembangan pembuatan surat, mahasiswa harus bertanya pada staf jurusan Teknik Informatika STT-PLN Jakarta. Dan juga, pada pengajuan surat magang belum adanya pembatasan jumlah surat. Hal ini menyebabkan satu mahasiswa dapat membuat lebih dari dua surat. Dari permasalahan di atas, penulis membuat analisis dan perancangan aplikasi tata kelola surat yang dibuat berbasis web dan dijalankan pada jaringan lokal. Perancangan sistem ini dibuat dengan menggunakan metode pengembangan sistem waterfall, menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML), bahasa pemrograman PHP, dan database MySQL. Aplikasi tata kelola surat mahasiswa yang terdiri dari dua pengguna yaitu staf sebagai admin dan mahasiswa sebagai user. Pada pengajuan surat magang setiap mahasiswa hanya dapat mengajukan surat maksimal kepada dua perusahaan. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu proses pembuatan surat pada jurusan Teknik Informatika STT-PLN Jakarta dengan cara menggantikan proses penulisan secara manual dengan memasukannya langsung pada aplikasi yang telah disediakan.

One of the important processes that exist in the Department of Computer Science STT-PLN is the management of letters. In the running system, students write data in the letter-making book. Furthermore, students need to wait for at least two days to collect letters that have been processed. To find out the progress of making a letter, students must ask the staff of Computer Science STT-PLN Jakarta. Also, at the time of filing an internship there were no limitation on the number of letters. This causes one student can make more than two letters. From the above problems, the authors make an analysis and design of a letter governance application that is made web-based and run on a local network. The design of this system is made using the waterfall system development method, using the Unified Modeling Language (UML) notation, the PHP programming language, and the MySQL database. Student letter management application consisting of two users, staff as admin and students as user. On the application for an internship each student can only submit a maximum of two letters to the company. This application is expected to help the process of making a letter in the Department of Computer Science STT-PLN Jakarta by replacing the writing process manually by entering it directly into the application provided.